Per didelės atsargos įšaldo apyvartines lėšas, didina sandėliavimo sąnaudas ir kelia prekių nuvertėjimo riziką. Per maži likučiai taip pat kainuoja, nes įmonė praranda pardavimus, o klientai ne visada sutinka laukti papildymo. Dėl šios priežasties vis daugiau prekybos, gamybos ir platinimo įmonių pereina nuo rankinio planavimo prie duomenimis pagrįsto atsargų valdymo.
Vis dėlto vien programinės įrangos įsigyti nepakanka. Norint gauti realią naudą, reikia pasirengti duomenų, procesų ir darbuotojų pokyčiams. Vertinant galimus sprendimus svarbu įsivertinti kokie naujausi atsargų valdymo įrankiai Lietuvos rinkoje egzistuoja. Šiuolaikinės Terra sistemos gali prognozuoti paklausą, apskaičiuoti rekomenduojamą užsakymo kiekį, stebėti prekių apyvartumą ir anksčiau pastebėti trūkumo arba pertekliaus riziką.
1 žingsnis: įvardykite svarbiausią problemą
Diegimą verta pradėti ne nuo funkcijų sąrašo, o nuo konkretaus verslo iššūkio. Vienai įmonei gali būti svarbiausia sumažinti sandėlyje užsibuvusių prekių kiekį, kitai – išvengti populiariausių produktų trūkumo. Trečiai organizacijai didžiausią naudą suteiktų automatizuotas užsakymų formavimas.
Tikslas turi būti aiškus ir išmatuojamas. Pavyzdžiui, galima siekti per pusmetį sumažinti perteklinių atsargų vertę, padidinti prekių prieinamumą arba sutrumpinti pirkimų užsakymų rengimo laiką. Turint konkretų tikslą lengviau pasirinkti tinkamas sistemos funkcijas ir vėliau įvertinti rezultatą.
2 žingsnis: paruoškite patikimus duomenis
Išmanusis atsargų valdymas remiasi įmonės sukaupta informacija, todėl netikslūs duomenys lemia netikslias rekomendacijas. Prieš diegimą būtina patikrinti prekių kodus, likučius, pardavimų istoriją, grąžinimus, tiekimo terminus, akcijas ir sezoninius svyravimus.
Ypatingą dėmesį reikėtų skirti dubliuojamoms prekėms, neužregistruotiems likučių pokyčiams ir netikslioms tiekimo datoms. Sistema gali apskaičiuoti prognozę, tačiau ji negali pati žinoti, kad pardavimų šuolis kilo dėl vienkartinės akcijos arba laikino konkurento prekių trūkumo. Todėl duomenų paruošimas yra ne techninė smulkmena, o vienas svarbiausių viso projekto etapų.
3 žingsnis: pasirinkite kasdieniam darbui naudingas funkcijas
Didelis funkcijų skaičius nebūtinai reiškia didesnę naudą. Sistema turi padėti priimti konkrečius sprendimus: ką užsakyti, kada papildyti likučius, kurių prekių kiekį mažinti ir kokiems produktams gresia trūkumas.
Terra Stock gali būti naudojama paklausai prognozuoti, optimaliam atsargų kiekiui apskaičiuoti, prekių apyvartumui analizuoti ir užsakymų rekomendacijoms formuoti. Svarbu įvertinti, ar pasirinktas sprendimas gali būti sujungtas su įmonės apskaitos, prekybos ar verslo valdymo sistema. Integracija sumažina rankinio duomenų suvedimo poreikį ir klaidų tikimybę.
4 žingsnis: pradėkite nuo bandomojo diegimo
Nereikėtų iš karto keisti visos įmonės atsargų planavimo tvarkos. Saugesnis kelias – pasirinkti vieną prekių kategoriją, sandėlį arba pardavimo vietą ir joje išbandyti naują procesą.
Bandymui tinkama prekių grupė turėtų turėti pakankamai pardavimų istorijos ir aiškiai matomą problemą. Kelis mėnesius galima lyginti sistemos rekomendacijas su ankstesniais darbuotojų sprendimais, stebėti likučių pokyčius ir vertinti prognozių tikslumą. Toks etapas padeda pastebėti duomenų trūkumus ir koreguoti taisykles dar prieš plečiant sistemą.
5 žingsnis: įtraukite darbuotojus
Net pažangi sistema neduos naudos, jeigu darbuotojai ja nepasitikės arba nesupras, kaip naudoti rekomendacijas. Reikia aiškiai nustatyti, kas prižiūri duomenis, kas tikrina siūlomus užsakymus ir kas priima galutinį sprendimą.
Mokymai turėtų apimti ne tik techninį sistemos naudojimą. Darbuotojams svarbu paaiškinti, kaip skaičiuojamas atsargų poreikis, kodėl prognozė gali keistis ir kada būtinas žmogaus įsikišimas. Sistema turi padėti specialistui, o ne aklai pakeisti jo patirtį.
6 žingsnis: nuolat vertinkite rezultatą
Po diegimo reikėtų stebėti atsargų apyvartumą, prekių trūkumo dažnį, nurašymus, sandėliavimo sąnaudas ir atsargose įšaldyto kapitalo vertę. Rodiklius verta lyginti su pradine padėtimi ir iš anksto nustatytais tikslais.
Vertinimas neturėtų baigtis po pirmųjų mėnesių. Keičiantis asortimentui, tiekėjams, sezoniškumui ar klientų elgsenai, turi būti atnaujinamos ir planavimo taisyklės. Išmanusis atsargų valdymas yra nuolatinis procesas, o ne vienkartinis technologinis projektas.
Mažas pirmasis žingsnis gali atnešti didelį pokytį
Sėkmingas diegimas prasideda nuo aiškaus tikslo, tvarkingų duomenų ir ribotos apimties bandymo. Tik tada verta sprendimą plėsti į kitas prekių grupes ar padalinius. Nuosekliai įdiegta Terra Stock sistema gali padėti sumažinti rutininių darbų apimtį, tiksliau planuoti papildymą ir greičiau reaguoti į paklausos pokyčius.