Stilingas ir funkcionalus biuras yra svarbu kiekvienai įmonei. Ypač kai kalbame apie susitikimų kambarius ir konferencijų sales. Tiesa, kai organizuojami susitikimai su komanda ar klientais, dažnai tenka susidurti su realybe: konferencijų salių tiesiog būna per mažai. Kiek iš tikrųjų jų reikia vidutinio dydžio – t. y. apie 50 darbuotojų turinčiai – įmonei?
Kam išvis reikalingos kelios konferencijų salės?
Pirmas klausimas – ar tikrai reikia daugiau nei vienos salės? Taip! Štai keletas realių situacijų:
- vyksta keli skirtingi susitikimai vienu metu.
- viena konferencijų salė užimta visai dienai, nes joje organizuojama vidinė konferencija.
- dalis darbuotojų dirba hibridiniu būdu ir reikalingos patalpos vaizdo skambučiams.
Turint vos vieną konferencijų salę, tenka derinti grafiką, o tai kelia stresą. Šiuo atveju mažiau vietos reiškia daugiau problemų.
Kas svarbiau: konferencijų salių skaičius ar jų funkcionalumas?
Svarbu ne tik kiekis, bet ir patogumas. Gali būti viena didelė salė, bet jei joje neįmanoma organizuoti mažo komandinio susitikimo ar skambučio su klientu – vargu, ar tai sprendžia realią problemą. Geriausias variantas – kelios skirtingo dydžio ir paskirties erdvės.
Kaip sako biuro planavimo specialistas Tomas: „Mažesnėms įmonėms užtenka 2–3 įvairaus dydžio konferencijų salių, kurios būtų lengvai rezervuojamos ir pritaikytos skirtingiems susitikimų tipams.“
Ką siūlo verslo centrai?
Nuomojant biurą verslo centre, dažniausiai čia jau būna įrengtos viena ar kelios konferencijų salės. Tai patogu įmonei, bet ką daryti, kai norima rezervuoti salę ir išvengti nesusikalbėjimo su kitomis verslo centre veikiančiomis įmonėmis?
Kad išvengti nemalonių situacijų, rekomenduojame įsitikinti, kad jūsų pasirinktas verslo centras siūlo:
- aiškią ir patogią salių rezervavimo sistemą;
- galimybę įsirengti savo privačią erdvę biure;
- pakankamą salių kiekį.
Ar verta investuoti į savo konferencijų salę?
Jei įmonė nuomojasi didesnį biurą ir turi galimybę pačiai planuoti erdvę – verta. Net ir nedidelė, 6–8 vietų salė gali palengvinti kasdienį darbą. Ji gali būti naudojama:
- klientų priėmimui;
- vidiniams komandų susitikimams;
- mokymams ar mini konferencijoms;
Be to, tokia investicija rodo profesionalumą ir padeda geriau organizuoti laiką.
Optimalus skaičius: ar jis egzistuoja?
Remiantis praktika ir specialistų patarimais, 50 žmonių įmonei rekomenduojama turėti:
- Vieną didesnę konferencijų salę (10–15 žmonių);
- Vieną vidutinę (6–8 žmonės);
- Vieną mažą, skirtą skambučiams ar 2–3 žmonių pokalbiams.
Jei patalpas riboja galimybes – verta pasidomėti konferencijų salės nuoma verslo centre.