Nuotolinės buhalterinės apskaitos paslaugos: kas tai ir kodėl populiaru?
Pastaraisiais metais buhalterinė apskaita vis dažniau tvarkoma nuotoliniu būdu, pasitelkiant šiuolaikines technologijas ir debesų kompiuterijos sprendimus. Nuotolinės buhalterinės apskaitos paslaugos reiškia, kad įmonės finansiniai dokumentai ir duomenys tvarkomi ne pačioje įmonėje, o išorinių specialistų, dirbančių nuotoliniu būdu. Dokumentai perduodami internetu, o buhalteriai juos apdoroja, saugiai archyvuoja ir konsultuoja klientą nuotoliniu būdu. Šio modelio populiarumas vis didėja, nes padeda verslams optimizuoti kaštus ir efektyviau organizuoti darbą net ir sudėtingomis sąlygomis. Nuotolinės buhalterijos paslaugos ypač aktualios smulkioms ir vidutinėms įmonėms regionuose, kur trūksta vietinių buhalterių – dabar jos gali samdyti geriausius specialistus iš bet kurio miesto, nesusiduriant su fizinės buveinės apribojimais.
Kaip tai veikia? Įmonės nuskenuoja arba elektroniniu būdu generuoja buhalterinius dokumentus ir pateikia juos buhalterinių paslaugų įmonei per sutartą kanalą. Buhalteriai, gavę dokumentus, atlieka visus įprastus apskaitos veiksmus – suveda duomenis į apskaitos programą, suformuoja finansines ataskaitas, paruošia ir pateikia mokesčių deklaracijas. Visas procesas vyksta nuotoliniu būdu, todėl vadovams nebereikia rūpintis popierinių dokumentų transportavimu ar buhalterio darbo vietos paruošimu – tvarkyti apskaitą internetu šiandien paprasčiau nei kada anksčiau. Klientas bet kada gali prisijungti prie bendros sistemos ar duomenų saugyklos ir matyti savo finansinę informaciją realiuoju laiku. Taip pat galima lengvai bendrauti su priskirtu buhalteriu nuotoliniu būdu, užduoti klausimus, aptarti neaiškumus – tai suteikia lankstumo ir taupo laiką.
Privalumai: kodėl verta rinktis buhalterines paslaugas nuotoliniu būdu?
Nuotolinis buhalterinės apskaitos tvarkymas įgauna pagreitį ne veltui – toks sprendimas įmonėms suteikia daugybę privalumų. Aptarkime svarbiausius:
1. Kaštų taupymas ir ekonomija
Didžiausias privalumas – galimybė sumažinti apskaitos kaštus. Pasirinkus išorinę buhalterinės apskaitos įmonę, nebereikia samdyti buhalterio etatu, steigti jam darbo vietos, pirkti papildomos įrangos ar mokėti nuolatinių atlyginimų. Įmonė moka tik už faktiškai suteiktas paslaugas arba pasirinktą paslaugų planą, todėl išvengiama viršutinių administracinių išlaidų. Pavyzdžiui, jei per tam tikrą mėnesį įvyko mažiau ūkinių operacijų, mokestis irgi bus mažesnis. Taip verslas efektyviau kontroliuoja savo biudžetą. Be to, nereikia rūpintis buhalterio atostogomis ar ligos atvejais – paslaugų įmonė užtikrina, kad apskaita bus tvarkoma nuolat, nes turi komandoje ne vieną specialistą, galintį pavaduoti kolegas. Tai didelis privalumas mažoms įmonėms, kurios negali sau leisti samdyti kelių buhalterių.
2. Laiko taupymas ir darbo efektyvumas
Nuotolinė buhalterija gerokai palengvina kasdienius procesus ir taupo įmonės vadovo laiką. Automatizuoti apskaitos sprendimai leidžia greičiau apdoroti pirminius dokumentus, sugeneruoti ataskaitas, sekti mokėjimus. Viskas vyksta skaitmeniniu būdu, todėl nebelieka poreikio spausdinti ir fiziškai perduoti dokumentų – tai paspartina informacijos judėjimą. Vadovas gali realiu laiku gauti parengtas finansines ataskaitas ir greičiau priimti sprendimus, nereikia laukti, kol buhalteris sudėlios duomenis. Sutaupytą laiką verslininkas gali skirti verslo plėtrai, naujų klientų paieškai ar strateginiam planavimui. Galiausiai, greitesnė apskaita reiškia ir tai, kad visi mokesčiai bei deklaracijos pateikiami laiku – išvengiama delsimų ir galimų baudų.
3. Lankstumas ir prieinamumas
Patogumas – dar vienas nuotolinių paslaugų pliusas. Finansinius duomenis pasiekti galima bet kur ir bet kada, svarbu turėti interneto ryšį. Tai itin naudinga verslo savininkams, kurie dažnai keliauja ar dirba ne biure. Nuotolinės buhalterinės apskaitos paslaugos suteikia galimybę tvarkyti reikalus neprisirišant prie konkrečios vietos. Taip pat lengviau derinti darbą ir asmeninį gyvenimą – buhalteriniai klausimai sprendžiami lanksčiai, nereikia fiziškai vykti susitikti su buhalteriu dėl kiekvienos smulkmenos. Prieinamumas galioja ir personalo prasme: nebūtina ieškoti specialisto savo mieste. Net jei jūsų verslas įsikūręs mažesnėje gyvenvietėje, galite bendradarbiauti su aukštos kvalifikacijos buhalteriais iš kitur, ir tai nesudarys jokio papildomo vargo. Toks lankstumas leidžia gauti geriausias paslaugas nepriklausomai nuo geografinės padėties.
4. Profesionalumas ir mažesnė klaidų rizika
Pasirinkus nuotolinę apskaitą, įmonė gali naudotis plataus profilio profesionalų patirtimi. Dažnai buhalterinių paslaugų įmonės turi visą specialistų komandą , kurie kartu sukaupia didesnę patirtį nei vienas samdomas buhalteris. Jie nuolat dirba su skirtingų sektorių klientais, todėl gerai išmano įvairių situacijų specifiką. Patyrę buhalteriai gali padėti išspręsti net ir netipinius, sudėtingus apskaitos uždavinius, todėl sumažėja klaidų tikimybė. Tai reiškia, kad finansinė apskaita bus tvarkoma tiksliau ir atidžiau, laikantis galiojančių teisės aktų. Verslo savininkui tai suteikia ramybę – žinant, jog apskaita patikimose rankose, galima labiau susitelkti į savo veiklos vystymą, nesibaiminant, kad dėl apskaitos klaidų kils problemų su mokesčių administratoriumi ar kitomis institucijomis.
5. Procesų efektyvumas ir modernios technologijos
Nuotoliniai buhalterijos sprendimai remiasi šiuolaikinėmis IT sistemomis, todėl daug kas yra automatizuota. Pavyzdžiui, elektroninių sąskaitų duomenys gali būti importuojami tiesiai į apskaitos programą, sumažinant rankinio suvedimo klaidas. Taip pat naudojamos platformos, leidžiančios realiu laiku stebėti įmonės finansinius rodiklius, generuoti diagramas, ataskaitas, kas padeda geriau suprasti verslo būklę. Debesų kompiuterija suteikia galimybę saugoti duomenis patikimose serverių saugyklose – jie nuolat archyvuojami, daromos atsarginės kopijos. Dėl to sumažėja rizika prarasti duomenis, palyginti su situacija, jei buhalterija būtų tvarkoma popieriuje ar viename fiziniame kompiuteryje. Be abejo, modernios programos supaprastina ir kasdienius darbus: pavyzdžiui, daug pasikartojančių užduočių atliekamos automatiškai, be žmogaus įsikišimo. Technologinis pranašumas nuotolinėje buhalterijoje padidina visos apskaitos funkcijos efektyvumą.
6. Duomenų saugumas ir konfidencialumas
Profesionalios nuotolinės buhalterinės apskaitos įmonės skiria didelį dėmesį duomenų saugumui. Naudojamos pažangios saugumo priemonės: duomenys šifruojami, saugomi saugiuose duomenų centruose debesijoje, nuolat daromos atsarginės kopijos. Tai reiškia, kad įmonės finansinė informacija yra apsaugota nuo praradimo ar fizinės vagystės – ji laikoma virtualioje erdvėje, kur taikomi aukšti apsaugos standartai. Taip pat su paslaugų teikėju paprastai pasirašoma konfidencialumo sutartis, įpareigojanti saugoti jūsų įmonės finansinių duomenų paslaptį. Tad verslo savininkai gali jaustis ramiau dėl jautrios informacijos apsaugos. Žinoma, svarbu atsakingai pasirinkti paslaugų teikėją ir įsitikinti, kad jis laikosi BDAR (Bendrojo duomenų apsaugos reglamento) bei kitų saugumo reikalavimų, tačiau patikimos įmonės tai užtikrina.
Galimos rizikos ir trūkumai naudojant nuotolinę apskaitą
Nors nuotolinės buhalterijos paslaugos turi daug pliusų, būtina atsižvelgti ir į galimus trūkumus bei rizikas. Štai keletas aspektų, į kuriuos derėtų atkreipti dėmesį:
1. Asmeninio bendravimo stoka
Kai apskaita tvarkoma nuotoliniu būdu, sumažėja tiesioginio kontakto tarp įmonės vadovo ir buhalterio. Daugeliui verslininkų įprasta vertinti galimybę nuvykti pas buhalterį, gyvai aptarti iškilusius klausimus ar kartu peržiūrėti dokumentus. Nuotolinėje apskaitoje bendravimas vyksta telefonu, el. paštu ar vaizdo konferencijomis. Nors šios priemonės efektyvios, kai kuriems gali trūkti žmogiškojo faktoriaus – akių kontakto, pokalbio prie kavos puodelio. Dėl to gali kilti nesusipratimų, jei informacija perduodama neaiškiai arba klientas nedrįsta nuotoliniu būdu paklausti to, ką galbūt drąsiau aptartų gyvai. Šią riziką galima valdyti sudarant aiškias bendravimo taisykles: tarkime, sutarti dėl reguliarių vaizdo skambučių ar susitikimų gyvai kartą per ketvirtį, jei yra poreikis. Svarbu, kad tiek klientas, tiek buhalteris stengtųsi palaikyti gerą ryšį ir nuotoliniu formatu.
2. Technologiniai iššūkiai ir priklausomybė nuo ryšio
Nuotolinė apskaita visiškai priklauso nuo technologijų veikimo. Interneto ryšio sutrikimai, serverių gedimai ar programinės įrangos klaidos gali laikinai sutrikdyti darbą. Jei klientas arba buhalterinė įmonė susiduria su interneto trikdžiais, dokumentų apsikeitimas gali strigti. Taip pat ne visi klientai yra įgudę naudotis skaitmeninėmis apskaitos platformomis – tiems, kurie mažiau patyrę technologijose, pradžioje gali kilti sunkumų efektyviai naudotis nuotolinėmis sistemomis. Mažesnėse įmonėse kartais trūksta ir IT saugumo žinių, todėl būtina pasirūpinti, kad naudojami kompiuteriai būtų apsaugoti, atnaujinta antivirusinė programinė įranga ir pan. Kita rizika – priklausomybė nuo paslaugos teikėjo infrastruktūros: jeigu dėl kokių nors priežasčių jų serveriai taptų nepasiekiami, laikinai gali sutrikti prieiga prie duomenų. Todėl būtina turėti atsargines duomenų kopijas ir įsitikinti, kad paslaugų teikėjas tokius scenarijus yra numatęs.
3. Duomenų saugumo rizikos
Nors minėjome, kad patikimi paslaugų teikėjai taiko aukštus saugumo standartus, visgi dalijantis finansiniais duomenimis internetu visada egzistuoja tam tikra rizika. Pavyzdžiui, jei dokumentai perduodami nesaugiais kanalais ar netinkamai užšifruoti, jie gali būti perimti kenkėjiškų veikėjų. Taip pat išlieka grėsmė programišių atakoms prieš apskaitos programas ar duomenų centrus. Žmogiškasis faktorius – dar viena silpnoji grandis: neatsargus elgesys su slaptažodžiais, neapdairus prisijungimas prie sistemos per viešą neapsaugotą Wi-Fi tinklą gali atverti kelią duomenų nutekinimui. Konfidencialumas nuotolinėje apskaitoje yra kritinis – turite pasitikėti, kad išorinis buhalteris laikysis konfidencialumo ir jūsų duomenų nepateiks tretiesiems asmenims be reikalo. Šias rizikas suvaldyti padeda griežtos vidinės tvarkos: patariama naudoti saugias, šifruotas duomenų keitimosi platformas, periodiškai keisti slaptažodžius, o su paslaugų teikėju pasirašyti sutartį, kurioje aiškiai reglamentuotos atsakomybės dėl duomenų saugos pažeidimų.
4. Paslaugos kokybės ir kompetencijos skirtumai
Rinkoje šiuo metu yra daug buhalterinės apskaitos paslaugų teikėjų, ir ne visi jie vienodai kompetentingi. Didelė pasiūla gali sukelti painiavą: verslo savininkui nelengva išsirinkti, kam patikėti savo finansus. Yra rizika pasirinkti ne itin patyrusį ar neatsakingą buhalterį, ypač jei vilioja maža kaina. Tuomet vietoj tikėtos naudos įmonė gali susidurti su netvarkinga apskaita ar net klaidomis deklaracijose. Taip pat gali skirtis teikiamų paslaugų apimtys – viena įmonė galbūt pasirūpins tik minimaliu buhalteriniu aptarnavimu, o kitai reikia ir gilesnių finansinių konsultacijų, kurių ne visi teikėjai suteikia. Todėl prieš sudarant sutartį būtina atidžiai patikrinti paslaugų teikėjo reputaciją: pasidomėti kitų klientų atsiliepimais, paklausti, kokią patirtį turi darbuotojai, ar specializuojasi jūsų verslo srityje. Protinga apsvarstyti bandomąjį laikotarpį – pavyzdžiui, pirmuosius kelis mėnesius atidžiau stebėti, ar paslaugų kokybė tenkina lūkesčius. Jei kyla abejonių, geriau iš anksto imtis veiksmų, kad vėliau netektų taisyti didelių apskaitos spragų.
5. Priklausomybė nuo išorinio paslaugų teikėjo
Perdavus apskaitos tvarkymą išorinei įmonei, verslas tampa priklausomas nuo to paslaugų teikėjo darbo organizavimo. Jeigu buhalterinių paslaugų įmonė staiga nutrauktų veiklą ar kiltų konfliktas ir tektų keisti apskaitos tvarkytoją, įmonei gali kilti iššūkių perimant duomenis, perprantant naujos įmonės darbo metodus. Nors paprastai sutartyse būna aptarta, kad pasibaigus bendradarbiavimui visi apskaitos dokumentai turi būti grąžinti klientui, vis tiek toks perėjimas gali laikinai sutrikdyti finansų tvarkymą. Taip pat kartais verslininkai jaučiasi nutolę nuo savo finansų, kai viską tvarko ne vidinis darbuotojas, o išorinis partneris. Sumažėja paties verslininko įsitraukimas į detales, todėl svarbu reguliariai peržiūrėti ataskaitas, domėtis įmonės finansine situacija, kad ir nuotolinio modelio atveju neprarastumėte kontrolės jausmo. Sprendimas – palaikyti glaudų ryšį su buhalteriais, sutarti dėl periodinių ataskaitų pristatymo ir išlikti informuotam apie finansų būklę.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kokio dydžio verslui tinka nuotolinė buhalterinė apskaita?
Nuotolinės apskaitos paslaugos tinka įvairaus dydžio įmonėms – nuo individualią veiklą vykdančių asmenų ir smulkių UAB iki vidutinių įmonių. Mažoms įmonėms tai padeda taupyti kaštus, o didesnėms – efektyviai valdyti apskaitos procesus neplečiant savo vidinio buhalterijos padalinio. Svarbu pasirinkti paslaugų teikėją, galintį aptarnauti jūsų įmonės mastą: smulkieji verslai gali rinktis ir individualų buhalterį, o štai augančiam verslui galbūt prireiks buhalterinės įmonės su didesne komanda.
Ar nuotolinės buhalterinės apskaitos paslaugos yra saugios?
Taip, patikimos buhalterinių paslaugų įmonės užtikrina aukštą duomenų saugumo lygį – naudoja šifravimą, saugias prisijungimo sistemas, reguliariai archyvuoja duomenis. Dažnai duomenys saugomi debesijos serveriuose, kurie apsaugoti nuo fizinių gedimų. Vis dėlto saugumas priklauso ir nuo jūsų, verta pasirūpinti stipriais slaptažodžiais, perduoti dokumentus tik per patikimus kanalus. Prieš pradėdami darbą, aptarkite su paslaugos teikėju visus rūpimus saugumo aspektus – tai padės jaustis užtikrintai.
Kaip vyksta dokumentų perdavimas buhalteriui nuotoliniu būdu?
Dokumentų perdavimo procesas derinamas individualiai. Dažniausiai klientui suteikiamas specialus el. paštas arba prisijungimas prie apskaitos platformos, kur galima įkelti sąskaitas, kvitus ir kitus dokumentus. Kai kurios įmonės naudoja ir dokumentų valdymo sistemas ar debesijos aplinkas bendriems aplankams sukurti. Svarbu susitarti, kokiu formatu teikti dokumentus – pavyzdžiui, sąskaitų faktūrų PDF failus, nuotraukas ar eksportuotus banko išrašus. Gavęs dokumentus, buhalteris juos suregistruoja apskaitoje. Kilus neaiškumams, susisiekiama nuotoliniu būdu – el. paštu, telefonu ar per pokalbių programą – ir išsiaiškinama trūkstama informacija. Taigi, visas procesas gana paprastas: nuskenuojate arba sugeneruojate elektroninius dokumentus ir perduodate juos buhalteriui, o jis pasirūpina likusiu apskaitos tvarkymu.
Kaip saugiai pasinaudoti nuotolinėmis buhalterijos paslaugomis?
Įvertinus privalumus ir rizikas, akivaizdu, kad nuotolinė buhalterinė apskaita gali būti labai naudinga, jei pasirinksite patikimą partnerį ir tinkamai organizuosite procesus. Kaip išsirinkti buhalterinės apskaitos paslaugų teikėją? Pirmiausia, pasidomėkite įmonės ar laisvai samdomo buhalterio reputacija, ar turi gerų rekomendacijų, ilgalaikių klientų. Patikrinkite, ar jie turi patirties jūsų verslo sektoriuje – teisės aktų išmanymas specifinėse srityse gali būti svarbus. Antra, aptarkite duomenų saugumo klausimus, paklauskite, kaip bus saugomi ir perduodami jūsų finansiniai duomenys, ar taikomos šifravimo priemonės, ar daromos atsarginės kopijos. Profesionali įmonė neturės ką slėpti ir paaiškins, kokių saugumo standartų laikosi. Trečia, peržiūrėkite sutartį – joje turėtų būti aiškiai apibrėžta paslaugų apimtis, atsakomybė už klaidas, konfidencialumo nuostatos. Taip pat aptarkite bendravimo tvarką: gerai, jei bus paskirtas konkretus atsakingas asmuo jūsų įmonei, su kuriuo galėsite tiesiogiai susisiekti. Susitarkite, kokiu dažnumu gausite ataskaitas ir kokiu būdu. Galiausiai, pradėjus naudotis paslauga, nepalikite visko savieigai – domėkitės rezultatais, užduokite klausimus, periodiškai įsitikinkite, kad jūsų finansai tvarkomi tvarkingai. Toks aktyvus bendradarbiavimas padės nuotolinę apskaitą paversti sklandžia ir saugia jūsų verslo valdymo dalimi.